Aujourd'hui, dans ce monde en évolution rapide, il devient difficile, en particulier pour les entreprises, de se maintenir sur ce marché commercial concurrentiel. Au fur et à mesure que le temps change, différents problèmes et opportunités exigent des solutions différentes. Le moyen le plus simple de résoudre les problèmes est de garder un œil sur l'entreprise et de prendre une décision commerciale à un moment donné.

Une façon d'obtenir ce type d'informations est de consulter les rapports d'activité. Les rapports professionnels sont des outils précieux et nécessaires pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité. Ils fournissent un moyen de suivre et d'analyser les performances et la santé globale de l'entreprise, en identifiant les domaines d'amélioration de la croissance et les opportunités.

Qu'est-ce qu'un rapport d'activité ?

Un rapport d'activité est une information commerciale simplifiée contenant des faits liés à des questions commerciales. Ce rapport vous donne des informations sur tous les hauts et les bas de l'entreprise, ce qui vous aide à créer de nouvelles stratégies d'amélioration de l'entreprise.

Voici les objectifs des rapports d'activité

• Les rapports commerciaux aident les utilisateurs à enquêter sur les principaux problèmes commerciaux et à trouver facilement des solutions aux problèmes.
• Les rapports d'activité proposent différentes suggestions ou procédures d'amélioration de l'activité.
• Tirez des conclusions sur des questions ou des problèmes.
• Générer une variété de suggestions de solutions futures.
• Dessinez une compréhension claire et concise de la communication.

Pourquoi avons-nous besoin de rapports d'activité ?

Dans chaque entreprise, les rapports d'activité fournissent une analyse critique de la façon dont l'entreprise gère tous les domaines de l'organisation. De plus, rapportez tous les processus que vous effectuez afin de les comparer dans différentes périodes, activités et processus, etc.

Une organisation prenant un rapport d'activité comme un outil complet qui guide les situations commerciales permet une prise de décision précieuse et permet aux propriétaires d'entreprise d'enquêter sur le problème et de résoudre le problème commercial.

Le flux des rapports d'activité consiste à compiler et à examiner des informations pour un domaine d'activité spécifique, tel que les ventes, les finances, les opérations, l'inventaire ou tout autre service prioritaire où les performances sont importantes.

Plus tard, lorsque les informations seront collectées et examinées, les propriétaires et les responsables de l'entreprise prendront les mesures nécessaires pour que les résultats aident l'entreprise.

Quels sont les principaux avantages de l'utilisation des rapports d'activité ?

Facilement compréhensible :

Les rapports de données d'entreprise doivent être simples et clairement expliqués afin qu'ils soient facilement compris par votre public sélectionné. Vous devez tenir compte de votre public et de ses attentes avant de commencer un rapport d'activité. Vous pouvez inclure des informations complexes et détaillées dans votre rapport d'activité uniquement dans le cas d'un vaste public expérimenté dans l'industrie. Ici, nous devrions considérer à la fois l'expérience et le public moins expérimenté lors de la création d'un rapport et essentiellement écrit dans un langage simple et direct qui peut être bénéfique à la fois pour le public.

Faits corrects et impartiaux :

Le rapport d'activité qui est préparé doit inclure le fait réel ou les informations de votre entreprise. Il ne doit pas inclure de données imaginaires qui affichent des informations inexactes sur votre entreprise. Enfin, l'objectif principal d'un rapport d'activité est d'augmenter la rentabilité de votre entreprise et d'atteindre votre objectif.

Utilisez des informations claires et brèves :

Dans une entreprise, un rapport tente d'éliminer les informations ou contenus longs et inutiles qui n'appartiennent pas à votre service commercial. Sinon, vous devrez faire face à des difficultés pour comprendre les choses et les lier à votre entreprise. En bref, le rapport contient des mots clairs et concis. Faire un long rapport entraîne également une perte de votre temps précieux.

Rapport spécifique :

Un rapport écrit dans un langage simple avec une compréhension claire est appelé un bon rapport. Cet objectif oriente l'analyse et les recommandations ultérieures du rédacteur du rapport. Le rapport définitif ou précis sert de base à un document précieux pour une utilisation future.

Grammaticalement correcte:

Un rapport sans erreur est considéré comme un bon rapport d'activité. Si une phrase n'est pas grammaticalement correcte, alors le lecteur peut l'interpréter différemment et changer son sens. En outre, une confusion ou une ambiguïté peut survenir.

Exemples et modèles de rapport d'activité

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons essayé d'expliquer les différentes industries qui nécessitaient de tels rapports commerciaux.

Exemple de rapport d'activité financière

Dans le tableau de bord ci-dessus, nous avons expliqué l'une des divisions les plus importantes et les plus axées sur les données d'une entreprise : la finance. Ce tableau de bord financier recueille tous les indicateurs de performance clés financiers que tous les chefs d'entreprise doivent calculer, tels que la marge bénéficiaire brute, le ratio des charges d'exploitation, les revenus de fabrication, les revenus par catégorie et bien d'autres. Ce graphique décrit la situation de l'entreprise et prend les décisions commerciales nécessaires dans le temps.

Tableau de bord KPI des ventes

Le tableau de bord Sales KPIs est le tableau de bord le plus puissant qui explique le détail des domaines les plus critiques de l'entreprise. Cette zone doit toujours être surveillée car même une chute mineure peut entraîner une perte énorme pour l'entreprise. Il s'agit d'un rapport d'activités quotidien en cours ainsi que d'un outil d'analyse commerciale pour une croissance à long terme. Le tableau de bord ci-dessus recueille un mélange de tous les KPI que vous pouvez distribuer à de nombreuses personnes selon vos besoins.

Avec un accès centralisé aux graphiques de vente et aux graphiques basés sur les taux de désabonnement, les revenus par représentant commercial, les ventes incitatives et croisées, etc., il s'agit d'un format de rapport d'activité qui aidera l'entreprise à se développer et à rester en première position.

Tableau de bord du magasin de détail

Le commerce de détail est également l'un des principaux secteurs où le rapport d'activité aide de plusieurs manières. Les données recueillies auprès du magasin de détail peuvent être visualisées et analysées de plusieurs façons. Un rapport d'activité dans le magasin de détail vous donne tout l'avantage de faire passer votre entreprise au niveau supérieur.

Avec EzDataMunch, le tableau de bord de vente au détail interactif vous offre un rapport visuel complet et offre également une fenêtre comestible d'informations sur l'unité centrée sur la vente au détail ainsi que des informations basées sur les transactions qui peuvent vous aider à réduire les coûts tout en augmentant vos chiffres de vente au fil du temps.

Rapports d'inventaire

La réalisation d'audits d'inventaire et la gestion des stocks sont des activités quotidiennes pour de nombreuses entreprises. Les gestionnaires de stock doivent suivre les enregistrements des activités d'inventaire quotidiennes d'une entreprise. Le rapport d'activité sur les stocks réduit l'effort de travail du responsable pour comprendre les besoins de réapprovisionnement, aider au processus de rapprochement et déterminer les besoins futurs en stocks.

Avant de créer un tableau de bord, on a déterminé les métriques des KPI d'inventaire et sélectionné uniquement les métriques requises qui conviennent à l'entreprise.

Quelques exemples de rapports d'inventaire sont le taux de rotation des stocks, le taux de rendement, qui classent les produits par ordre décroissant en fonction de la marge brute générée, et les rapports d'inventaire, qui classent les produits en fonction du volume des ventes.

Notes de frais des employés

En tant que propriétaire d'entreprise, votre ressource la plus précieuse est votre employé. Le rapport de gestion des dépenses pour l'employé vous permet de vérifier les dépenses facturables, les dépenses totales d'un employé, les dépenses moyennes par employé, la période sélectionnée.

Comment configurer un rapport d'activité ?

Pour faciliter votre travail, voyons comment configurer votre rapport d'activité sur une base quotidienne, mensuelle et hebdomadaire.

Portée du rapport :

La portée d'un rapport est une étape très préliminaire ici, vous devez décider quel élément doit inclure et ce qui doit être exclu du rapport.

Rassemblez et planifiez la procédure :

Maintenant que vous êtes prêt avec votre portée du rapport, vous pouvez commencer à collecter les données sous n'importe quelle forme nécessaire pour résoudre le problème. La meilleure façon de préparer votre rapport d'activité est de diviser vos problèmes en différentes parties et de décider de l'importance de chaque partie.

Enquête et constatations :

Rassemblez tous les matériaux des différentes ressources disponibles. Les informations peuvent être collectées à partir de rapports, documents, lettres, etc. précédents.

Analysez la visualisation :

Après le processus d'enquête et de recherche, il est également important d'examiner et de trouver vos éléments de conception pour les faire correctement. Les règles du rapport d'activité stipulent que, en haut de votre tableau de bord, vous devez avoir l'aperçu le plus perspicace, et vous devez être aussi propre, concis et minimal que possible avec votre présentation pour éviter l'encombrement ou la confusion.

Préparation du rapport final :

Il n'y a pas de règles spécifiques pour faire des rapports. Les tableaux de bord de reporting modernes sont dynamiques et interactifs dans des mesures similaires, il est important que vous restiez fort et réactif même lors de la rédaction de rapports commerciaux. En général, votre rapport doit avoir un point de vue d'audience et s'engager à les modifier et à les mettre à jour en fonction des changements qui vous entourent.

Conclusion

De nos jours, chaque entreprise a besoin d'un rapport annuel d'activité pour analyser comment les choses se passent dans leur organisation et quelles exigences de base sont nécessaires pour améliorer les conditions. Dans cette discussion, nous avons essayé de résumer toutes les choses de base comme comment rédiger un rapport d'activité et comment elles peuvent bénéficier à votre entreprise. S'engager à fournir des rapports et des informations corrects peut avoir un impact significatif sur votre organisation et peut mieux orienter sa stratégie.