Pourquoi vous devez donner la priorité aux processus d'automatisation des prévisions de trésorerie en 2022

En tant que gestionnaire de trésorerie, vous savez que les prévisions de trésorerie manuelles prennent du temps et sont sujettes aux erreurs.

Le processus a peut-être fonctionné pour votre organisation dans le passé. Mais dans l'économie mondiale au rythme effréné d'aujourd'hui - et dans une pandémie qui dure depuis deux ans - la gestion des flux de trésorerie est un défi. Vous avez besoin de prévisions précises basées sur des données en temps réel pour évaluer les risques et maintenir votre entreprise à flot.

C'est là qu'une solution de prévision de trésorerie automatisée peut vous aider.

De nombreuses organisations hésitent à changer leurs outils de prévision de peur d'interférer avec les systèmes déjà en place. Mais la vérité est que la technologie de prévision automatisée est là pour rester - c'est juste une question de moment où les entreprises feront le changement.

Vous trouverez ci-dessous quatre signes révélateurs qu'il est temps d'envisager d'automatiser les prévisions de trésorerie .

1. Vous investissez trop d'heures dans la saisie de données (et pas assez dans l'analyse et l'innovation)

Les prévisions de trésorerie manuelles dans des feuilles de calcul Excel prennent beaucoup de temps, c'est le moins qu'on puisse dire. Au moment où vous avez fini de collecter, d'organiser et de revérifier les données pour détecter les erreurs humaines, vous n'avez pas suffisamment de temps pour la partie la plus importante : l'analyse .

Imaginez le scénario suivant : Sarah est une trésorière chargée de créer manuellement des prévisions hebdomadaires pour plusieurs entités. Chaque bureau soumet les données requises le lundi, et il faut à Sarah jusqu'au jeudi après-midi pour établir et valider les prévisions finales au moment où tout est terminé. Cela ne lui laisse qu'un jour ouvrable pour analyser les données et évaluer la liquidité actuelle de l'organisation.

Mais un outil automatisé extrait les données directement de votre ERP, TMS et d'autres sources financières dans un tableau de bord centralisé. Il met également à jour les prévisions en un clic, ce qui signifie que vous passerez moins de temps à compiler les feuilles de calcul et plus de temps à les analyser/innover.

Si vos prévisions accaparent des jours de votre semaine, il est peut-être temps d'envisager d'automatiser le processus avec une plateforme de reporting de trésorerie entièrement intégrable .

2. Vos prévisions sont obsolètes

Si vous compilez des rapports hebdomadaires et que vous les complétez avant le troisième ou le quatrième jour ouvrable de chaque semaine, vos données sont probablement obsolètes au moment où vous vous asseyez pour les analyser. Vous examinez vos prévisions de trésorerie un vendredi, donc le rapport ne couvrira aucun changement important qui s'est produit depuis lundi. Les transactions effectuées au cours de la semaine ne seront pas prises en compte dans vos prévisions manuelles.

Say Tom, trésorier d'une entreprise internationale, passe environ quatre jours ouvrables à compiler une prévision mondiale qui couvre chacune des plus de 100 entités de son organisation. Il commence le lundi et, s'il a de la chance, les prévisions sont préparées et vérifiées jeudi midi.

Il doit présenter ces informations aux principales parties prenantes vendredi matin. Le problème est que le rapport de jeudi n'inclut aucune entrée ou sortie de trésorerie de la semaine en cours, de sorte que Tom (et les principales parties prenantes) ont une visibilité limitée sur la trésorerie, ce qui rend difficile la budgétisation de la gestion de la dette, des frais de personnel et d'autres obligations de sortie.

En d'autres termes, en créant manuellement des prévisions, Tom se retrouve toujours avec des données financières avec une semaine de retard par rapport à la situation réelle de l'organisation .

Un outil de prévision de trésorerie automatisé vous tient constamment au courant des données les plus récentes, même au jour le jour.

Tom peut s'asseoir le lundi matin et générer ses prévisions en un clic. Après avoir examiné les informations, il en a terminé avec ses prévisions d'ici lundi midi. Le jeudi venu, il peut mettre à jour les prévisions d'un simple clic, afin de pouvoir présenter le portrait le plus précis de la liquidité de l'entreprise vendredi matin.

Si vous commencez à avoir l'impression que vos données ne sont pas aussi récentes qu'elles pourraient l'être, réservez une démo gratuite et laissez l'un de nos experts vous montrer à quel point les prévisions peuvent être rapides, faciles et précises.

3. Vos prévisions A/R et A/P sont limitées

Le suivi manuel des comptes clients (A/R) et des comptes fournisseurs (A/P) est un défi avec tant de variables impliquées - des différents modèles de paiement de vos clients au nombre de sources financières que vous devez gérer.

Et pourtant, avoir une idée claire de vos sources de revenus est l'un des aspects les plus importants pour obtenir une grande visibilité sur les liquidités. Après tout, vous ne pouvez pas créer un budget précis pour A/P si vous n'avez pas une idée claire du montant d'argent qui entre ( et quand il arrivera ).

Par exemple, imaginons que Sarah crée manuellement ses prévisions hebdomadaires pour une entreprise multi-service avec plus de 40 sites dans le monde. Chaque bureau collecte les paiements à différents jours du mois et l'entreprise offre des remises saisonnières à certains clients.

Avec plus de 40 bureaux acceptant les paiements, A/R devient une cible mouvante . Quelle que soit la vitesse à laquelle Sarah travaille, elle ne peut pas suivre tous les encaissements de paiements continus en effectuant des prévisions manuelles dans un seul fuseau horaire.

Une solution automatisée collecte des données en temps réel sur tous vos comptes clients et fournisseurs, y compris votre historique de paiement et de vente, afin que vos prévisions soient toujours à jour et fiables.

4. Vos prévisions sont sujettes aux erreurs

Si vous saisissez des données à la main et comptez sur chacune de vos entités commerciales pour soumettre des feuilles de calcul compilées manuellement, ce n'est pas une question de "si" une erreur apparaîtra. C'est une question de quand, où et combien de ces erreurs apparaîtront .

Cela ressemble à votre équipe ? Tu n'es pas seul. De nombreuses entreprises ont du mal à créer des prévisions financières basées sur l'exactitude des données de leurs prévisions. IBM a constaté que "88 % de toutes les feuilles de calcul contiennent au moins une erreur".

Un outil automatisé, en revanche, crée des prévisions fiables en extrayant les données directement de votre ERP, TMS et d'autres sources financières de votre pile technologique de trésorerie. Contrairement à une feuille de calcul Excel, la bonne plateforme de reporting de trésorerie est hautement intégrable à votre pile technologique actuelle, de sorte qu'elle peut compiler et harmoniser les données que vous collectez déjà à partir de vos outils de trésorerie. Et l'un des principaux avantages d'une plate-forme de reporting de trésorerie est qu'elle automatise la saisie des données , une tâche notoirement difficile à accomplir avec précision pour les humains , mais qui est incroyablement simple (et rapide) pour une machine.

Revenons à notre hypothétique trésorier, Tom, qui avait l'habitude de créer manuellement des prévisions pour une société de conseil internationale avec plus de 150 sites dans le monde. Il passait au crible des centaines de feuilles de calcul chaque mois, traquant soigneusement les erreurs dans les endroits qui ne correspondaient tout simplement pas.

Avec un outil comme EGS, Tom se mettrait simplement au travail, mettrait à jour une prévision complexe et multi-service d'un simple clic, et pourrait se reposer à 100 % sur l'exactitude des données agrégées en temps réel .

Si vous trouvez des erreurs constantes dans vos feuilles de calcul (ou peut-être que vous n'en détectez pas assez), il est temps d'automatiser vos prévisions et de renforcer la confiance dans les liquidités de votre organisation.

Laissez plus de place à l'analyse grâce à une automatisation intelligente

En automatisant vos prévisions, vous pouvez obtenir des données fiables et en temps réel sur les flux de trésorerie de chacune de vos entités commerciales en un clic. Vous aurez plus de temps pour analyser vos prévisions et innover pour protéger le bien-être financier de votre entreprise.

Vous voulez voir comment EGS peut répondre aux besoins uniques de votre organisation ? Réservez une démo gratuite et l'un de nos experts se fera un plaisir de vous montrer comment l'automatisation peut conduire à de meilleures prévisions en moins de temps (et sans les maux de tête).