Comment bien choisir les bons indicateurs pour votre tableau de bord des flux de trésorerie ?

La plus grande leçon à tirer des événements sismiques des cinq derniers mois, du moins pour les professionnels de la trésorerie et de la finance d'entreprise, est que l'accès instantané aux données en temps réel n'est pas un luxe mais une nécessité.

À son apogée, les retombées économiques causées par l'épidémie mondiale de coronavirus se sont déroulées presque d'heure en heure. Les entreprises devaient réagir en conséquence, et celles qui avaient une visibilité immédiate sur leurs positions de trésorerie et de liquidités actuelles et projetées étaient mieux placées pour le faire.

Alors que la haute direction exigeait des mises à jour quotidiennes sur les données de flux de trésorerie et les indicateurs de performance clés, en plus de leurs exigences déjà importantes en matière de rapports de trésorerie, il incombait aux équipes de trésorerie et des finances du siège social de communiquer ces informations avec une rapidité et une clarté exceptionnelles.

Tableaux de bord des flux de trésorerie

C'est dans de telles situations exacerbées que la valeur inhérente d'un tableau de bord des flux de trésorerie devient trop évidente.

Les tableaux de bord de trésorerie et de liquidité affichent des données en temps réel, générées par les processus et systèmes de reporting et de prévision de trésorerie, qui comptent le plus pour les entreprises et leur public. De plus, ils concentrent toute leur attention sur une seule version de la vérité facile à comprendre et à assimiler.

À tout moment, les tableaux de bord peuvent également être intégrés dans des rapports et diffusés aux parties prenantes concernées, qui ont la possibilité de prendre une vue d'ensemble ou d'accéder au niveau de détail le plus granulaire.

Un tableau de bord des flux de trésorerie, cependant, n'est utile que lorsqu'il sert un objectif. Les entreprises doivent d'abord décider quels KPI reflètent le plus précisément leurs performances financières, et sont donc éligibles au traitement du tableau de bord.

Métriques et KPI du tableau de bord

Les KPI varient d'une entreprise à l'autre. Mais d'après notre expérience chez EGS, où nous fournissons des solutions de prévision de trésorerie et de planification des liquidités aux organisations multinationales du monde entier, les cinq mesures suivantes occupent généralement, mais pas exclusivement, le devant de la scène sur les tableaux de bord :

• Situations de trésorerie réelles et prévisionnelles consolidées
• Total des liquidités disponibles réelles et prévues
• Dette nette et covenants
• Analyse de la variance et du réel par rapport aux prévisions
• Procédure pas à pas en espèces

1. Situations de trésorerie réelles et prévisionnelles consolidées

Les grandes entreprises, en particulier celles qui ont une présence mondiale, ont souvent du mal à obtenir une position de trésorerie centralisée à jour et dans une seule devise, indiquant à la fois les niveaux de trésorerie actuels et les niveaux de trésorerie prévus à certains moments dans le futur.

C'est parfaitement compréhensible, vu le nombre de filiales et de comptes bancaires concernés. Les données bancaires et les prévisions alimentant directement les tableaux de bord, cependant, une vue en temps réel des positions de trésorerie réelles et prévisionnelles consolidées quotidiennes est disponible d'un simple clic de souris.

Ces positions réelles et prévisionnelles consolidées - avec les données qui les sous-tendent concernant les unités commerciales, les comptes bancaires et de nombreux autres aspects de l'entreprise - constituent l'épine dorsale de tous les autres rapports de trésorerie.

2. Total des liquidités disponibles réelles et prévues

Une fois de plus, le grand nombre de pièces mobiles rend la tâche de calcul de la liquidité actuelle et prévisionnelle onéreuse, mais pas impossible.

Les rapports sur la liquidité superposent les sources externes de liquidités disponibles aux réserves de liquidités disponibles en interne.

Au plus fort de la pandémie de COVID-19, les entreprises ont puisé massivement dans ces réserves de liquidités alors qu'elles s'efforçaient d'ajouter une autre couche de sécurité en les convertissant autant que possible en espèces.

La plupart des grandes entreprises auront de multiples sources de liquidités externes réparties sur l'ensemble de leurs activités. L'agrégation de ces sources de liquidité, puis leur combinaison avec les réserves de trésorerie pour afficher le total disponible de liquidités réelles et prévues, est un must pour les tableaux de bord.

3. Dette nette

Bien qu'il ne s'agisse pas uniquement de mesures de trésorerie et de liquidité, les mesures de la dette nette et des clauses restrictives sont étroitement liées à la trésorerie et à la liquidité et trop importantes pour être ignorées. La trésorerie et les liquidités prélevées sont des éléments clés du chiffre de la dette nette et, en fin de compte, des calculs des clauses restrictives.

Des mouvements importants des flux de trésorerie sur une courte période, ou plus progressivement dans le temps, ont un impact profond sur la dette nette et les niveaux des clauses restrictives, en particulier si les bénéfices sous-jacents évoluent dans la mauvaise direction. Cela limitera probablement la capacité d'une entreprise à accéder aux liquidités et à utiliser les liquidités générées de la manière prévue à l'origine (par exemple, cap-ex.).

En raison de leur importance, les chiffres de la dette nette et des clauses restrictives doivent être mis en lumière pour que toutes les parties prenantes concernées puissent les voir.

Lectures complémentaires

• Pourquoi les entreprises automatisent les prévisions de trésorerie
• Comment étendre l'horizon de projection des flux de trésorerie
• Principaux indicateurs de flux de trésorerie que toutes les grandes entreprises doivent suivre

4. Analyse des variances et des résultats réels par rapport aux prévisions

Il peut sembler contre-intuitif de mettre en évidence les différences et les écarts réels par rapport aux prévisions sur un tableau de bord utilisé par les cadres et d'autres parties prenantes de haut niveau. Cependant, s'il est géré correctement, il peut ajouter une énorme crédibilité à la fois au processus global de reporting de trésorerie et au tableau de bord lui-même.

De plus, la mise en évidence et l'explication d'un écart important permettent au propriétaire du tableau de bord, généralement l'équipe des finances ou de la trésorerie du siège social, de contrôler le processus en évitant les questions inévitables avant qu'elles ne soient posées.

La fourniture d'une analyse de haut niveau des écarts de prévision sur le tableau de bord aide tous les consommateurs à comprendre les principaux éléments ayant une incidence sur la précision des prévisions et garantit que la qualité des données est surveillée en permanence.

5. Procédure pas à pas en espèces

Une procédure pas à pas de trésorerie permet aux entreprises de visualiser chaque étape franchie d'un solde de trésorerie d'ouverture à un solde de trésorerie de clôture. Le parcours se décompose en une série d'étapes qui mettent en valeur ce qui a impacté, positivement et négativement, le solde net de trésorerie.

À l'aide d'un graphique pour visualiser les données saillantes, les principales catégories d'entrées de trésorerie, telles que les recettes des clients et les entrées d'investissement, sont codées par couleur. Il en va de même pour les principales sorties de trésorerie, qui peuvent inclure les paiements des fournisseurs ou les taxes.

L'un des principaux avantages de la visualisation des données de cette manière est qu'elle souligne l'influence de chaque catégorie de flux de trésorerie sur le solde de trésorerie. Par exemple, avec un graphique de présentation de la trésorerie, un trésorier ou un planificateur financier serait en mesure de signaler rapidement que les paiements des fournisseurs ont compensé la contribution combinée des recettes des clients, des entrées d'investissement et des recettes de dividendes.

Une voie claire

Ceci n'est qu'un petit échantillon des métriques et des KPI qui peuvent être suivis, en temps réel, sur les tableaux de bord des flux de trésorerie. Il existe un grand nombre d'autres KPI que beaucoup de nos clients choisissent également d'inclure, tels que le fonds de roulement et les mesures du cycle de conversion de trésorerie, qui ajoutent une profondeur significative à leurs tableaux de bord.

Le dénominateur commun, bien sûr, est le tableau de bord. Parce qu'ils offrent aux entreprises une voie claire pour explorer et comprendre leur passé, leur présent et leur avenir financiers.

EGS vous donne une solution logicielle complète de prévision des flux de trésorerie utilisée par les moyennes et grandes entreprises pour leurs activités de prévision de trésorerie, de reporting et de planification des liquidités.